第2章　商务场合如何交换名片

在第1章里，我和大家分享了日本企业如何培训自己的员工打电话。在这一章里，我们再来看一看日本企业如何教自己的员工交换名片。也许你会说，我不需要直接和日本企业或者日本人打交道。我想，了解一下与陌生客户见面、交换名片等商务礼仪和行为规范，应该没有坏处。这里有一些细节也值得我们注意。

2.1　准备名片夹

对于商务人士来说，名片是必不可少的交流工具。在商务场合，交换名片是相互交往的第一步，注意交换名片时的商务礼仪，给对方留下良好的第一印象，对双方关系今后的发展至关重要。很多日本企业，无论规模大小，在新员工入职培训时，都有交换名片这个环节。

日本人认为名片代表了名片的主人，尊重名片等于尊重人格。用名片夹收纳名片，是体现这种尊重的直接手段。在商务交往的场合，他们会准备好一个专用的名片夹，自己的名片，要从名片夹里取出来；对方的名片，在交换名片并且寒暄交流后，要放入名片夹里去。用名片夹来收纳名片，既体现了对对方的尊重，也体现了对自己的尊重。商务名片夹不求昂贵，但求庄重大方，颜色得体，商务场合推荐深色，譬如黑色和棕色等。我们因为常年与日本企业打交道，也会准备好自己的名片夹。

职场上

刚刚提到，日本人认为尊重名片等于尊重人格，而有些中国员工往往缺乏这种认识。有一次，北京ABC公司的项目经理刘小明在业务交流会上接待日本客户。他接过客户的名片后，一边和客户说话，一边横着竖着，翻来覆去地摆弄着客户的名片。刘小明当时的动作是无意识的，毫无恶意。但是，日本客人则认为，随便摆弄他的名片，是对他的不尊重，心里十分不悦。这一小小的细节，对接下来双方的商务交流产生了不小的负面影响。后期交往中，刘小明花费了很多时间和努力才慢慢弥合了和客户的隔阂。

2.2　交换名片的细节

交换名片时，我们需要注意什么呢？

日本人一般习惯把名片夹放在西装上衣内侧的口袋里。交换名片时，从上衣口袋里取出名片夹，送出名片时，从名片夹取出自己的名片，用双手拿着名片的左上角和右上角，身体略微前倾，态度恭敬地把自己的名片呈送到对方面前。名片上文字的方向要顺着对方阅读的方向，送出名片时还要自报家门：

“我是××公司系统开发部的清水，初次见面，请多关照。”

接受名片时，日本人一般用双手接住对方送上来的名片，拿着名片的左下角和右下角，点头致意，态度恭敬地收下。收到名片后，一般不会立即放入自己的名片夹，而是看一下内容，认真听对方自报家门，有时还会轻声重复，再次确认。

收到名片时重复对方的名字，有助于加深印象，帮助记忆；当面说出对方的名字加以确认，也是对对方表达尊重的一种方式，有利于双方今后的进一步交流；如果对方的名字有生僻字或者自己不会读的字，就一定要当面向对方请教。

也许你会认为，只有在日本才有这么多繁文缛节，其他地方不会这么麻烦。这话有一定的道理。比如在北美地区，人们交换名片时通常不是用双手呈上，而是单手送出名片，有时候还热情握手，以示友好。我前往美国波士顿工作时，公司对我进行了为期两周的入职培训，内容都是技术和业务方面的，像在日本时公司进行入职培训所讲授的商务礼仪相关内容完全没有。

我曾经和美国公司的高层管理者交流过这个话题。这位美国高层管理者是公司的运营总监（COO），加拿大人，多伦多大学毕业，后来在波士顿工作。他说，他去过56个国家，感觉日本文化是最独特的。谈到见面的礼仪，还有如何用身体语言表达对人的尊重时，他说，看到日本人交换名片时一系列的做法，他感觉自己受到了尊重，并因此对日本文化产生一种敬意。

2.3　其他注意事项

1. 等级社会讲究顺序，对人称呼内外有别

日本是一个等级社会，交换名片时，他们会按照与会者在公司内部职位的高低排序，职位高的人排在前面，职位低的人排在后面，依次交换。我们和日本人一起开会的时候，也会遵从对方的习惯，按照与会者在公司内部职位的高低顺序排列，依次交换。

在日本的职场，对人的称呼是内外有别的。

称呼客户的人，要用对方在其公司的职务或者敬称来称呼，如：田中部长、田中先生。

如果在客户面前提到自己公司的人，则不用敬称，而是直接说名字：称“部长田中”或者“田中”。

当在场全员都是自己公司内部人员时，要使用敬称：如“田中部长”或者“田中先生”。

2. 开会时将名片按照座次排列在自己面前

如果对方与会者人数较多，开会时我们可以把收到的名片放在自己面前的桌子上，按照对方与会者的座位顺序依次排列，摆放整齐。这样摆放名片，便于我们称呼对方时参考。因为在商务交流的场合，日语不用第二人称。和人交谈时一定要知道对方的名字，才方便发言。

另外，我们做会议记录时也需要知道谁说了什么，名片按照对方座位顺序摆放，可以提醒我们，帮助我们加深记忆，避免出差错。如果交换名片时自己没有完全记住名片和对方与会者的对应关系，还可以看一眼身边公司同事的桌面，不动声色地调整和纠正自己的名片排列顺序。

3. 会议后要把名片妥善收入名片夹

商务会议结束后，我们要把桌上的名片妥善收入自己的名片夹，最好当着对方的面这样做。

妥善地把客户的名片收入名片夹，当面表达对客户的尊重，在商务交往中很有必要。

4. 名片需要及时标记整理

如果常年和客户打交道，迎来送往，接待的客户人数较多，或者我们不擅长记忆日本人的名字，那么，我们需要及时整理名片信息，在名片上或通讯簿里给自己留下一些记忆的线索。

我们可以记录会面的日期和地点、会面原因、对方有何特点等重要信息。及时找出对方最具代表性的个人特征记录下来很重要，如“瘦高/戴眼镜/说话快/肤色黝黑”等，这样做能帮助我们顺利地提取记忆信息，避免错误和尴尬。另外，日本有新年送贺卡的习俗，商务交往也不例外，所以及时收集整理好客户的名片，方便新年时给他们寄贺卡不疏漏。

5. 留下良好的第一印象

初次见面，适当注意商务礼仪和行为规范，有助于形成良好的第一印象，对双方今后关系的发展可以起到加分的作用。商务人士的西装和衬衫建议选择基本款（白色衬衫、深色西装），基本款适合各种场合。衬衫要每天更换，衣着应干净整洁。

如果我们和客户是初次见面，交换完名片，双方落座后，最好先从寒暄和杂谈开始交流。话题可以轻松一点，譬如，可以聊聊天气，问问对方路途是否顺利，是否第一次来中国；或者问问对方想喝点什么，喜欢凉的还是热的，给对方准备茶水或者咖啡之类。简短地寒暄和杂谈之后，再进入正题。正式会议之前的寒暄和杂谈有助于缓和紧张气氛，对进一步的交流起到铺垫作用，有破冰的功效。

6. 级别最低的员工也应该交换名片

商务场合交换名片时，所有与会者都不应该例外。在我们有些企业里，名片被当作是身份和级别的象征，领导一般都有名片，而普通员工通常没有，或者不在会议上与客户交换。绝大部分日本企业的做法不同，即使是新员工，在出席商务会议时也一样会拿出名片，礼貌地交换。这一点值得我们学习和改进。

7. 名片用完了怎么办

商务场合交换名片时，万一自己的名片用完了怎么办呢？我们还是要按照商务礼仪规范，恭敬地接受对方的名片，自我介绍，并礼貌地告诉对方自己的名片用完了，再见面时一定补上。如果是重要场合，会后可以给对方发一个寒暄的邮件。邮件签名就相当于是电子名片了。

职场上

有一次杨小穆访日，在预订日程之外，有一个客户的科长联络他，希望他给日本的管理平台开发团队做一些应用方面的交流，杨小穆欣然应允。走进会议室，杨小穆发现八九个人坐在那里等他，都是陌生人，还有一位是客户公司的部长。于是杨小穆按照常规，和他们一一打招呼，交换名片。寒暄问候完毕，杨小穆自然收到一摞名片。

和日本人面对面交流时，称呼对方时要用对方的姓氏加上敬称（san），如果不知道对方的姓氏，就不方便对话。因此，为了进一步确定自己没有搞错这八九个人的姓名，杨小穆想再给自己一点时间。于是杨小穆说：“初次见面，我先做个自我介绍，然后请各位也做个一两分钟自我介绍吧。”在大家自我介绍的过程中，陌生的气氛热络起来了，杨小穆也通过他们的自我介绍，记住了他们的名字。

日方客户公司的部长也出席了会议，杨小穆觉得让部长做自我介绍有点失礼。这个部长杨小穆早有耳闻，于是杨小穆说：“部长您就不用自我介绍了，您在我们公司很有名。”部长听了挺高兴。接下来一个小时的交流很顺利。

回国之后，杨小穆给部长写了邮件表达感谢，感谢部长百忙之中带领部下和他交流。部长回信让杨小穆下次访日时联络他，部长要请他吃饭。一个良好的业务联系就这样建立起来了。

在这个案例中，随机应变的部分是杨小穆拿到名片后请他们再次做自我介绍。因为交换名片时对方虽然简单介绍了自己是谁，但是在毫无准备的情况下，突然和八九个外国人一起开会，就算交换了名片，我们也很难记住所有人的名字，请每个人再做一两分钟的自我介绍，给了自己再次记忆的机会，而且活跃了会场气氛，会议的效果就完全不一样了。

关于交换名片的注意事项，我就和大家聊到这里。在商务交往中，服装干净整洁，礼仪规范到位，态度亲切和蔼，这些都有助于形成良好的第一印象，对今后的进一步交往起到促进作用。