第3章　如何写商务邮件

收发邮件是现代人日常工作生活中的重要组成部分，职场人士每天收发大量邮件是一种常态。邮件有几个明显的好处，譬如，对发信人来说，同一时间可以将同样的内容群发至多人，还可以送出附件。对收信人来说，可以在方便时阅读和回复。

那么，职场人收发商务邮件有什么注意事项呢？在这一章里，我和职场人聊一聊如何写商务邮件。

3.1　准备阶段

在职场上，发送邮件之前，要做好相关的准备。

1. 发信人/收信人的邮件地址要在自己的邮件通讯录中登记

如果给客户写信，一定要先把客户的邮件地址在自己的邮件通讯簿中做一个登记。

客户的邮件地址可以这样登记：

“日本X株式会社 第一营业部 大山部长”。

用职务称呼表示尊敬。

自己的邮件地址可以这样登记：

“北京ABC公司第一开发部长 杨小穆”。

双方的公司名称、所属部门、个人名字，都要事前登记好，一目了然，不易出错。

对方收到邮件时，看到自己的联络信息完整，也会明白你是花时间做了功课的。这样对建立信任关系有好处。

2. 要编辑好自己的邮件签名备用

在邮件模板中编辑好自己的签名信息，每次发送邮件都可以使用，可以方便收信人联系你。签名信息中，最好有姓名（汉字+拼音）、公司名、地址、邮编、电子邮件地址、电话等基本联系信息；如果工作需要，除了公司电话，还可以把手机号码也放进去。

3. 商务邮件要用公司邮箱，尽量不要用私人邮箱

商务邮件往来尽量不要用私人邮箱。我们是公司里的一员，在公司里有一个角色和相应的职责，商务邮件用公司的邮箱，表明这种交流是一种公司对公司的商业交流行为。另外，这里还有信息安全问题，由于使用个人邮箱处理公务导致的信息泄露事件在国际职场上并不罕见。偶尔遇到特殊情况，譬如，我们去日本出差，到了机场得知飞机要晚点两个小时，这时候可能需要用手机上的私人邮箱发一个信息给客户。

3.2　编辑阶段

在邮件的编辑阶段，有一些细节需要我们注意，具体内容如下。

1. 邮件标题要有足够的信息量

对于忙碌的商务人士来说，一天接到一两百封邮件不足为奇。对于写邮件的人来说，肯定不希望自己的邮件被淹没在这一两百封邮件里，怎么做才能让自己的邮件不被忽略呢？还是有一点小技巧的。

我们写邮件时，首先要注意邮件的标题。好的邮件标题能够让人一目了然，看了题目就能猜到邮件要说什么事情。这样的邮件一般就不会被遗漏。接下来举几个邮件标题的例子来说明：

不好的例子：

“会议联络”。

好的例子：

“关于4月2日16点新员工入职培训的联络”。

日期和时间建议用阿拉伯数字，更加醒目。日期后边加上星期几，这样双方都不易出错。

邮件标题要控制在20个字以内。国内某大型门户网站曾经做过调查，点击率最高的文章，标题的平均字数为17个字。如果邮件的标题字数太少，有可能会因为信息量不够而被忽略；标题太长则无法突出重点。

如果是第一次给对方发邮件，可以在标题中写明自己的身份，这样不容易被忽略：

“北京ABC公司杨小穆：6月27日交流会相关事宜”。

2. 要注意区别使用抄送和密抄送（即CC和BCC）

工作邮件，经常需要抄送其他同事或相关人员，抄送和密抄送要区别使用。

如果对方发送邮件时抄送了相关人员，一般我们在回信时就要面向全员回信，一并抄送所有相关人员，除非有特殊情况。

如果是正常的工作邮件往来，对方来信时抄送的人我们回信时如果不抄送，是失礼的行为，最好注意避免。如果有特殊情况，需要和个别人单独交流，那么交流清楚之后，还是要抄送邮件名单里的所有相关人员。

职场上

北京ABC公司和某标准化研究所的人员有过邮件往来。开发部长杨小穆通过邮件和他们商量审核事宜，因为涉及报价、时间、审核方法等因素，杨小穆需要和同事一起判断商量一下对方是否合适。每次发送邮件时，杨小穆都会抄送给公司的相关同事。但是，对方每次回信，都只是回复给发信人杨小穆，杨小穆回信时，只好再次抄送公司的同事。这样交流了几个回合下来，给北京ABC公司的人留下了不太好的印象，后来加上其他一些因素的综合影响，最终，双方没能达成合作。

回复邮件时抄送全员的原则并不是绝对的，有时候则不需要回复全员。有一次，客户公司的部长给北京ABC公司杨小穆和他的同事发了联络邮件，但是部长忘了发附件。杨小穆收到邮件后就给部长个人回信，单独提醒了一下，他很快就给全员回信补发了附件。在这种情况下，提醒邮件自然不必抄送所有人。在实际工作中，可能还有很多其他情况，需要我们随机应变，灵活掌握。

3. 正文中的收件人信息（公司、部门、姓名）要写清楚

邮件开头要先打招呼，感谢平日里客户的关照，自报家门，并注意寒暄用语内外有别。

邮件开头可用To：公司名+部门名+客户名+敬称来开始。如果是第一次发送邮件，要有自我介绍。开始正题之前，可以寒暄一下：

To：×××商事（公司）营业部 营业三课 山本课长

平日里承蒙您关照，我是ABC软件公司第一开发部长杨小穆。

上次访日，承蒙您关照，非常感谢！

或者：

我是北京ABC公司的杨小穆。初次给您发送邮件，敬请关照。

4. 注意长度：邮件整体长度和每行字数都要注意

邮件每行一般30～35个汉字，在方便的地方换行，格式不容易乱，每三四行为一个自然段比较合适，阅读者眼睛不累，而且不容易漏掉重要信息。

一封电子邮件不要写得太长，最好计算机一屏幕就可以全部显示，如果内容多一些，也最好控制在几十行以内为宜，大约是鼠标滚动一次的量。内容再多的话，就使用附件。一封邮件只说一件事为宜，如果有其他事宜，可以再写另一个邮件。

文字以简洁为佳，能用单词，就不用短语；能用短语，就不用句子。一般而言，长篇大论的邮件不受欢迎。因为处理时间长，可能被一时忽略。这些都是公司的日本员工教给我的，我感觉非常实用。

如果事情内容复杂，可以加上小标题，让要点一目了然。写邮件时同样要注意5W1H原则，按照这几个要素，把事情交代清楚。

例如：

平日里承蒙您关照，我是ABC公司的杨小穆。

中日双方部长将于近期召开×××会议，希望各位百忙之中，拨冗出席。会议详情如下：

会议主题：（What）

××项目部长级定期交流会。

会议目的：（Why）

每个月双方管理层定期意见交流，信息共享。

会议时间：（When）

2018年6月12日 14:00—15:30

会议场所：（Where）

××××办公楼18F 第一会议室

会议参加者（敬称略）（Who）

日方：田中、大山、尾崎、坂口

中方：赵、钱、孙、李

会议议事日程安排及会议资料（How）

议事日程安排：请参考附件（agenda）

会议资料：请参考附件（会议资料xxx）

百忙之中，敬请出席，感谢您的配合与支持！

如有问题，欢迎随时与杨小穆联络，邮箱地址和手机号码如下，非常感谢！

……

邮件结束前，不要忘记寒暄和感谢，要再次明确自己请求或者希望的事情是什么。

5. 明确希望答复时间

有时候，我们既希望对方充分思考，又不希望对方思考太长影响我们的时间进程，这时我们可以礼貌地明确希望回答的时间。这样，对方一般就会在我们希望的期限内给我们一个回复。万一对方没有回复，我们再去联络，也不会显得失礼。

3.3　发出之前再确认

商务邮件发出之前，需要仔细确认一下；如果是重要邮件，最好请上级或者同事帮忙一起确认。在这里我推荐以下检查单。

检查单

■ 邮件标题是否得当、是否清晰明了，避免被淹没。

■ 收件人有没有弄错，抄送和密抄送是否妥当。

■ 邮件开始和结束的寒暄是否得当——寒暄是商务交流的润滑剂。

■ 邮件内容、措辞是否恰当、有无错字。

■ 自己的邮件签名有无问题，附件是否忘记，如果是重要信息，附件要加密。

■ 用5W1H原则再次确认重要信息，如时间、地点、人物、事件、原因、结果等，确保无误。

以上内容都确认清楚了，邮件基本上就不会有什么大的偏差。有时为了确认收信效果，还可以抄送或密抄送给自己。

初看起来，邮件确认很麻烦，但是养成好习惯，时间长了，就不会觉得麻烦了。减少失误，可以帮助我们提高效率。

3.4　其他注意事项

1. 商务邮件反应速度一定要快

工作邮件需要迅速回复，最晚当日回复。该处理的事情要尽快处理，该安排的事情要尽快安排。如果不能马上回复，需要确认或者调查研究的话，也要第一时间回复一下，告诉对方自己打算如何解决，什么时间能确切答复。当出现问题的时候，态度要真诚，要竭尽全力挽回损失。人无完人，工作中有些问题无法预测，我们需要用最大的诚意，让客户或者同事放心满意，这是长期合作的核心竞争力。

2. 回信时引用原文效果更佳

回信时，可以引用原文，逐一答复。这样做还可以让自己更好地审视对方需求，不容易遗漏。对方收到这样的回复，也会有一种安心感，很多时候，信任都是从这一点一滴的细节开始建立起来的。

3. 团队邮件的注意事项

大中型项目团队可能有几十人，甚至上百人。大家都在同一个邮件组里，每天几百封邮件飞来飞去是一种常态，很容易遗漏。为了让邮件不被忽略，项目组可以制定一些邮件规则，如邮件标题的命名规则。

以IT项目团队为例，一个项目团队可能有多个子系统、多个功能开发小组，每个项目小组有多个任务需要处理，则邮件标题可以命名为：

【系统A】+【功能1】+【处理2】+【具体信息】

有了邮件标题命名规则，大家都遵循这些规则来收发邮件，就会大幅降低出错的概率。如果有必要，重要邮件还可以打电话确认一下。

在实际工作中，会出现各种情况，我们需要注意细节，避免问题的发生。

团队邮件常见的问题之一是收件人不明确，这容易导致重要信息延误。例如在项目团队的邮件组中，有人的邮件开头这样写：

“TO：相关各位，……”

由于“相关各位”的表述含糊不清，这样的邮件就很容易被忽略。

3.5　成长的秘诀

关于写邮件的细节，我就和大家分享到这里。职场新人初入职场，打电话、交换名片、写邮件都是小事，但是我们知道，千里之行，始于足下。我记得上学时背诵过《荀子·劝学》中的一段：“不积跬步，无以至千里。不积小流，无以成江海。骐骥一跃，不能十步。驽马十驾，功在不舍。锲而舍之，朽木不折，锲而不舍，金石可镂。”在此与职场人共读，希望大家在工作中体会这段话的深意。