AEO认证框架下的文件控制与落地执行：4个维度看认证标准“有效落实”

AEO认证本身不是一项孤立的体系，而是综合了企业自身相关管理体系的一套标准。企业内部无须单独为申请AEO认证编制专门的体系文件汇编。企业只需要根据AEO认证标准（通用标准及行业标准要求）逐项提供有效版本的程序文件、执行记录、必要声明承诺文件和其他佐证材料证明企业管理规范性，满足海关审核要求即可。

新申请认证的企业，应准备最近1年内的记录，重新认证企业应准备自成为认证企业或最近一次重新认证后每1年的记录。根据《海关认证企业标准》，企业通过AEO认证（含高级认证和一般认证）需同时满足以下3个条件：

（1）单项标准未出现扣2分情况；

（2）内部控制、贸易安全单项标准不存在基本达标（-1分）超过3项的情况；

（3）认证标准总分为95分以上。

海关通过检查企业的程序文件、执行记录以及执行效果，在总分100分基础上采取倒扣分方式获取企业的最终认证结果。AEO认证标准条款要求高，对申请AEO认证的进出口企业来说是非常大的挑战。

企业内部能够提供程序文件并切实执行，两者相吻合，且符合海关法规的要求，则被判定达标，不扣分。企业内部程序文件未完全体现海关认证标准的要求，或记录不完整，或现场执行有欠缺、工作疏漏则被判定为基本达标，扣1分。如果企业内部没有程序文件或相应的执行记录或实际执行与程序文件不相符，则被判定不达标，扣2分，无法通过AEO认证。

海关颁布的AEO认证标准条款中，“有效落实”出现的频率非常高，是项目实施的关键词。企业只有在程序文件、执行记录或其他佐证文件、岗位职责和遵守合规底线4项要求同时满足时，才能够认定为“有效落实”。

程序文件

AEO认证标准条款对程序文件的要求非常严谨，程序文件应与企业的规模、组织形态、业务模式相适应。对不同规模企业的文件要求是不同的，对于管理体系相对比较成熟的大中型企业，可以根据“金字塔架构”建立不同层次的文件，从基本规章、核心制度、作业程序文件到执行记录，形成文件框架体系。小型企业则根据企业实际进出口业务情况相对灵活处理。

图1-7 AEO认证文件“金字塔架构”

有效版本程序文件是受控生效的程序文件，应呈现文件发放状态、发放部门、审批部门、受控日期。为降低文件编制负担，确保企业持续有效落实，根据大多数企业成功经验，企业无须编制针对AEO认证的专项体系文件，而应持续优化和完善原有管理体系中的制度或程序文件。

AEO认证中的有效版本程序文件包括以下内容（不同企业区别比较大，详细清单可以参考附录4中的认证建议清单文件）：

（1）企业内部培训制度、培训计划；

（2）企业进出口作业流程；

（3）信息安全管理制度；

（4）供应商选择、管理及审核程序文件；

（5）人员入职、离职、在职、停职管理程序文件；

（6）保安管理规定或类似文件；

（7）部门作业指导书；

（8）员工手册；

（9）应急预案；

（10）其他有效程序文件。

执行记录或其他佐证文件

执行记录是根据企业内部程序文件形成的记录性材料，一般来说，有效执行记录应包括以下内容（不同企业区别比较大，详细可以参考附录4中的认证建议清单文件）：

（1）培训记录或完整培训材料；

（2）复核记录；

（3）单据保管记录；

（4）门禁刷卡记录；

（5）内部审核或外部供应商审核记录；

（6）纠正措施或改进记录；

（7）内部审计报告；

（8）电子化信息记录或系统内保存相关记录；

（9）现场执行的佐证图片、视频或其他相关材料；

（10）其他方式形成的有效记录。

企业可通过检查清单逐项落实执行记录是否与企业实际一致，是否符合AEO认证标准要求，是否符合现行海关法律法规，是否存在其他管理风险。只有符合以上要求，才能够确保企业未来的持续执行。

因标准涉及范围比较广泛，除了相关执行记录，企业内部还需要提供一系列声明承诺文件。只要与实际情况一致，企业的承诺文件也是可信的。这些承诺包括无犯罪记录自我声明、不适用条款声明（企业不适用条款的排除审核声明）及对其他相关情况的说明材料。

岗位职责

AEO认证各项标准都有具体的负责人。内部控制、贸易安全的各项标准分工明确，各部门的职责说明书中应明确其负责的业务范围和具体工作职责。此项要求的关键在于AEO认证标准必须与组织活动有效结合，避免出现程序文件与实际运行脱节的情况。

AEO认证是基于风险思维的认证项目，涉及企业的合规管理，也关系到国家关税安全。如果不严格执行标准的有效落实要求，则可能导致管理不规范的企业被选入AEO认证企业行列，会影响海关的监管秩序。

而在一些传统贸易安全验厂项目中，部分企业安排验厂专员专门编制记录。这类项目对于企业管理提升的帮助并不大，仅仅是通过认证获取国外客户订单准入资格而已。

职责分工明确，各项要求严格落实，才能够共同维护AEO认证标准的权威，强化企业内部自律管理机制，形成规范、严谨、有序的运行模式。在企业内部落实岗位职责要求的方法如下：

（1）加强部门岗位培训和必要技能培训，尤其是认证标准中新增的内容，如对保安人员开展贸易安全培训，确保能够识别非法闯入，识别不规范进出行为，并加强企业人员安全和货物安全管理；

（2）加强日常动态巡查或内审检查，对于发现的不符合项，严格落实责任追究机制，确保制度有效落实；

（3）必要情况下，将各项标准要求与部门负责人的绩效挂钩，强化责任意识。

遵守合规底线

遵守合规底线是基于风险思维的AEO认证项目的另外一项核心要求，也是区别于C-TPAT认证等安全体系的关键所在。

AEO认证背后附带通关便利化福利及联合激励措施待遇，关系到国家信用，也对申请认证的企业提出了全新要求。企业只有遵守合规底线，才能够持续符合AEO认证要求。若企业只按照标准要求完成对应的程序文件和执行记录，但没有从根本上解决问题，则不能视为合格。以单证复核为例，企业有复核程序文件规定，也有非常清晰的复核记录，但效果不好，在海关认证审核周期内，自主申报的报关差错率非常高，删改单也非常严重。这种情况下，即便程序文件和执行记录吻合，也会被认为未严格遵守合规底线，企业未做到“有效落实”。

同样，企业培训制度和培训记录都接近完美，但实际培训效果不好，工作中常常出现重大失误，则也会被认为未严格遵守合规底线。

遵守合规底线较为全面地阐释了基于信用管理的海关监管新模式，企业只有明确规则，知底线，并持续改善，才不会触碰监管红线。

AEO认证标准以程序文件、执行记录或其他佐证文件、岗位职责和遵守合规底线4个维度定义了“有效落实”，从而督促企业从根本上改变“造记录”行为。对申请认证的企业来说，与其花费大量时间应付审核，不如踏踏实实做好内部管理，切实做到有效执行。总之，只有认证标准与实际业务结合，才是最好的有效落实。

历史经验和实际数据表明，企业在培训、管理、体系审核上的扎实投入，都会转化成生产力，最终转变成企业利润。

企业可以从繁重的程序文件编制和烦琐的务虚记录中解脱出来，以执行促进管理提升，以审核促进标准落地。而对于海关来说，申请AEO认证的企业如果扎实落实了各项标准要求，在风险防控上比较到位，内部监督有力，被选为AEO认证企业则是水到渠成。

长此以往，海关与进出口企业之间达成稳定的关企互信关系，AEO认证成为“金字招牌”，企业享受贸易便利化措施，反过来进一步强化AEO认证信用管理品牌价值，成为更多优质企业的首选。