控制问题

控制在管理术语中是一个重要的词汇。有些财务职衔甚至被称为财务控制员。当我第一次获得这个职位的时候，甚至我还觉得很骄傲呢！

当我们要求管理者解除传统管理和预算时他们最大的困惑是什么？他们不约而同地回答说是“失去控制。”如果问得更具体一点，他们会继续说“失去成本控制。”当我们再问他们失去哪方面的成本控制时，他们会说出很多原因，但很难提供具体例子。有些管理者会提出“避免目标和实际执行的差异”，他们很不喜欢事态的发展偏离计划。有些管理者说他们要避免总是自作主张。其他管理者可能会说：“不了解正在发生的事情。”这听起来似乎有道理。但是总体来说，他们都坚持认为，控制的范围远远超越成本控制的范畴，但他们很难具体指出他们到底会失去什么！我觉得这很奇妙。

到底失去对什么的控制？或许你也很难具体地指出。让我们解决这个问题。有些控制机制是我们需要保留，有些控制机制是我们必须废除。我们仍然需要通过优质的会计和报告来理解我们的过去和现在。我们仍然需要有一套既有秩序又没有浪费的有效流程。我们仍然需要了解我们的表现是否良好。如果表现不好，我们需要预测结果能够摆在面前，这类控制机制就可以通过超越预算来控制。相反的，它们是良好的控制机制。透明度，如前所述，是一个良好的控制机制。一个基于价值观的强大的文化也是一个良好的控制机制。

但是，有两种类型的控制是不好的。第一类控制是什么人能做什么，不管是详细的预算、严格的任务分配、详细的岗位描述、僵化的组织结构、精巧的奖励计划、还是任何X理论所提倡的控制机制。这些控制机制看似真实有效，但往往只是让人产生控制的错觉。人是很聪明的，如果想的话，他们对任何机制都可以耍花招。

第二类不良的控制机制，是非常详细的计划和预测，它使我们有控制未来的错觉。这是一个重大的错觉。为了应对越来越多的复杂性和不确定性，我们试图添加越来越多的细节。当我们拥有详尽庞大的档案和一套预算数字，我们以为事情没那么害怕，似乎看起来有序、可控。如果命中这些数字，会觉得一切都在掌控之中，即使这不是我们最佳的表现。相反，如果不能命中数字，我们还是觉得我们一切尽在掌控之中，因为至少我们还能详细解释错在哪里以及为什么会错！

对于描述过去发生的事，详尽的细节本身没有任何问题：我们去过哪里？我们处在哪里？我们需要这些细节来分析运作得好不好：业绩、价值和成本驱动变量、产品和客户盈利等。问题在于我们要求未来也必须有同样的细节。过去和未来最大的区别是不确定性。过去没有不确定性，但未来却有很多不确定性。看得越远，必然有更多的不确定性，预测的详细程度很受影响。越详细等于质量越好。如果在汇报时，呈现的预期销售量和开发成本范围只有几个简单的数字和几项假设分析，会被认为他不专业和不靠谱，即使这些简单数字往往更正确更诚实。如果汇报只提供大概的整数，大家会觉得可疑。这些数据是不是猜测？是不是没有做该有的准备功课？

很奇怪为什么我们这么盲目到愚蠢地微调数字。例如，在我们不确定美国会变成什么样的超级强国，微调数字预测未来10年或20年的美元汇率。不知道为什么，我们觉得这些细节能够保护我们，并消除所有巨大可怕的不确定性。美国作家威廉·吉尔摩·西姆斯对此更加宽容，他说：“我相信，经济学家把小数点放入他们预测中，是为了显示他们有幽默感。”

预算差异分析也是典型的控制错觉。详细说明并解释实际和预算数字之间的差异，给我们一种安慰的感觉：我们能够理解并很好地解释过去。除了差异分析以外，有更好的分析历史数据的方法，例如时间序列分析。控制图也是一个很好的方法，它能够从众多变化数据的噪音中，识别重要的信号。

还有更多的错觉：“如果我们不管理绩效，就不会有良好的绩效。如果我们不发展人才，人才就不会有所发展。”很多财务和人力资源职能似乎是建立在这样的假设之上。显然，要他们承认他们的错觉是非常困难的。挪威著名剧作家亨里克·易卜生说：“夺走常人生活中的生命幻觉，你也同时夺走了他的幸福。”然而，人们被揭发错觉时会感到痛苦，错觉也是非常危险的。它们可能会导致错误甚至愚蠢的行为和决策。相信大家有因为这些错觉而受伤害的经历。

“超越预算”这个标题可能给人们一个失去控制的感觉。作为一个独立的标题，许多人认为“超越预算”这个词代表毫无约束和无限的支出。当他们了解到“超越预算”的全貌时，便会冷静下来。当他们明白我们为什么要废除预算和其他破旧的管理实践时并提供对策，大多数人会认为它是有道理的，即使有所疑问和顾虑。当人们理解超越预算能够有效达成传统预算想达到的目的时，他们也会放松一些。超越预算仍然有目标设置、预测和分配资源，但是以更好的方法做所有这一切。这听起来并不像失去控制，不是吗？“废除控制机制”（losing controls）并不意味着真正的“失去控制”（losing control），特别是我们指的是那些愚蠢的控制机制。废除这些愚蠢的控制机制的结果是更好更有质量的控制。后面章节将讨论“质量问题”。